För långsiktiga mål behöver du en flerårsplan, för kortsiktiga mål - en kvartalsplan och för nuvarande mål - månadsvis, veckovis, dagligen. Vad är verkligen viktigt vid planering? Här är de sex viktigaste stegen för framgångsrik planering.
Tidshanteringsspecialister rekommenderar att när du planerar aktuella frågor, gör det i perspektiv på en vecka, eftersom veckan ger ett bredare sammanhang till våra aktiviteter. Och vad ska man tänka på när man organiserar uppgifter?
Tack vare tidtavlan kommer du att upptäcka att du inte behöver göra allt! Då vet du glädjen att njuta av din fritid. Vår personliga och professionella framgång beror till stor del på hur vi organiserar vår tid. Vi väljer hur vi spenderar det själva, vi bär också konsekvenserna av dessa beslut. För att hantera oss själva bra över tid, låt oss följa Stephen R. Coveys maxim: "I stället för att fokusera på att göra rätt, måste du fokusera din uppmärksamhet på att göra rätt." Våra beslut om tidsanvändning påverkas av två kriterier - brådskande och viktigt. Vi lägger ofta vikt vid alltför många uppgifter. Men korrekt prioritering handlar om att inse vad som högst finns i vår värderingshierarki, inte bara reagera på brådskande frågor. Hur skiljer man dem från varandra? Brådskande är ett kriterium relaterat till tid, betydelse för våra mål. Ett praktiskt verktyg som visar omfattningen av aktiviteterna och hjälper till att identifiera vad som är riktigt viktigt är tidtavlan. Det viktigaste villkoret för effektiv handling och planering är att fokusera på kvadrant II och samtidigt eliminera många aktiviteter i I och III och ignorera kvadrant IV.
Viktig
Tidsplan: kvadrant I.
Den täcker både viktiga och brådskande frågor. Det är "krishantering" - aktiviteter av strategisk betydelse och brådskande frågor. Under det här kvartalet arbetar vi, använder vår kunskap för att reagera på många situationer och ta på oss utmaningar. Vi kan inte försumma dessa frågor.
Tidsplan: kvadrant II
Det täcker viktiga men inte brådskande frågor. Det är ett "högkvalitativt" kvartal där vi klarar oss själva: vi gör långsiktiga planer, förutser problem och förhindrar dem, utvecklar våra förmågor, regenererar, spenderar tid med nära och kära. Ju mer tid vi tillbringar i det här kvartalet, desto mer ökar vår förmåga att agera. Att försumma aktiviteterna i det vidgar kvadrant I, som så småningom förbrukar oss, orsakar stress och utbrändhet.
Tidsplan: kvadrant III
Det finns brådskande frågor i det, men inte viktigt. Detta är en fjärdedel av en vilseledning, eftersom surren kring det brådskande kan skapa en illusion av betydelse. I denna kvadrant utför vi åtgärder som är aktuella, men viktiga för någon annan, vi uppfyller andras förväntningar och tänker att vi är i kvadrant I.
Tidsplan: kvadrant IV
Dessa är inte brådskande och obetydliga frågor. Genom att minimera tiden i detta kvartal kommer vi att vinna tid för riktigt viktiga saker.
Läs också: Koppla av på 10 minuter: hur man kan koppla av snabbt? 6 resolutioner för det nya året. Nyttårs hälsolösningar 7 sätt till evig UNGDOM| TIDSBORD | ||
| VIKTIG | BRÅDSKANDE
| BRÅDSKANDE
|
| SPELAR INGEN ROLL |
|
|
1. Effektiv planering: tänk på din vision och ditt uppdrag
När du börjar planera dina aktiviteter, tänk på vad som är viktigast i ditt liv. Tänk på din vision, vad du vill göra, reglerna du följer (kompass!). Så avlägset som det kan tyckas är det oerhört viktigt eftersom din tro påverkar de mål du sätter dig själv, de beslut du fattar och hur du spenderar din tid.
Reflektion över sitt eget uppdrag är ett väsentligt villkor för att agera enligt det som är viktigt, eftersom det har ett starkt inflytande på genomförandet av resten av de aktiviteter som tilldelats kvartal II. Om ditt livskrediter är personlig utveckling, att vara med din familj, upptäcka värdena för livet eller social aktivitet, sedan genom att återvända till det då och då, kommer du att göra de viktigaste sakerna inskrivna i ditt minne. Uppdraget skapar en ram inom vilken du kommer att fatta beslut i nästa steg av planeringen.
2. Effektiv planering: definiera dina roller
Roller är symboler för plikter, relationer med människor, aktiviteter till förmån för samhället. Att definiera dem skapar helt klart en naturlig struktur som gör att vi kan upprätthålla balans. Rollerna du spelar baseras på ditt uppdrag. Lista dina roller på ett papper (t.ex. fru, mamma, student, chef, regissör, medlem i en idrottsklubb). Forskning visar att det att förekomma i mer än sju är ineffektivt, så försök att till exempel kombinera vissa funktioner.Att identifiera livsroller hjälper dig att se livet som helhet - du kan se att det inte bara är arbete eller familj utan alla tillsammans. När du beskriver dina roller kommer du att märka "viktiga men inte brådskande" frågor (kvadrant II) som vanligtvis ignoreras. Förutom rollerna, lägg till "skärpsåg" i veckoschemat. Det är den energi som vi bör lägga i att göra våra färdigheter perfekta i fyra grundläggande dimensioner av livet - fysiskt, socialt, intellektuellt och andligt. Absorberad i "sågning" (att få resultat) glömmer vi att "skärpa sågen" (behålla eller utveckla förmågan att uppnå resultat i framtiden). Om vi till exempel inte driver sport (fysisk sfär), vi inte utvecklar kunskap (social sfär), vi inte följer den senaste utvecklingen i vår bransch (intellektuell sfär) eller om vi inte vet vad som är viktigt för oss i livet (andlig sfär) kan vi "bli trubbiga ”Genom obalans.
3. Effektiv planering: Välj mål för varje roll
Tänk på det viktigaste du kan göra i varje roll den här veckan för att uppnå positiva resultat. Vad är väsentligt, t.ex. som hustru, man, förälder, anställd? När du söker efter aktiviteter, använd en kompass, inte en klocka, och fokusera på det som är viktigt, inte brådskande. Detta kan till exempel vara ett datum med en man, mer tid för ett barn, samla information om en snabbläskurs, meditation. Sätt dig ett eller två mål för varje roll.
4. Effektiv planering: lär dig att fatta beslut
För att översätta målen för kvartal II till en handlingsplan måste du lära dig att fatta rätt beslut under hela veckan. Vi försöker ofta hitta tid för "viktiga" aktiviteter i kvartalen I och III, som redan är fulla av aktiviteter. Vi kastar oss från ett fall till ett annat, överlåter det till någon annan, skjuter upp det i hopp om att hitta tid till de viktigaste sakerna. Men - som Stephen R. Covey skriver - " poängen är inte att prioritera planer, utan att planera prioriteringar." Föreställ dig en bred burk där du lägger stora stenar. Även om burken är fylld med stenar är den inte full, du kan strö grus i luckorna. Men sanningen är att burken fortfarande inte är full - du kan lägga till sand och sedan lägga till lite mer vatten. Våra mål i kvartal II är "stora stenar". Om vi först behandlar andra frågor - vatten, sand och grus och sedan vill passa in stora stenar i planen, kommer våra försök att vara meningslösa. Men om vi vet vilka saker som är stora stenar och placerar dem inför alla andra, kommer vi att se hur mycket vi kan åstadkomma och hur mycket vatten, sand och grus som finns i de tomma utrymmena. Vi kommer att uppnå det vi anser vara viktigt och samtidigt ”anpassa” andra aktiviteter därefter.
5. Effektiv planering: organisera varje dag
Dina dagliga uppgifter är att göra det viktigaste först, trots dagens oväntade omständigheter och utmaningar. Ibland kommer du att lyckas implementera en plan, andra gånger måste du ändra den, men när du fattar beslut, lita på indikationerna på din interna kompass. För att sätta de viktigaste sakerna först på morgonen:
TÄNKA DAGENS KURS - granska veckoschemat, lokalisera din position, se denna dag i samband med de sju dagarna. Detta hjälper dig att reagera på lämpligt sätt på oväntade situationer.
STÄLL PRIORITERINGAR - markera dina handlingar med symbolerna för kvartalen I och II - tack vare detta kommer du att vara säker på att frågorna i kvartal III inte passar in i ditt schema. Om ytterligare prioritering är nödvändig, markera aktiviteterna i kvartalen I och II mer detaljerat (t.ex. med en cirkel).
DEFINIERA UPPGIFTSTID OCH TID - separera dem som är strikt tidsinställda från de som kan utföras när som helst på dygnet. Skriv också ner tidsgränser för specifika aktiviteter.
6. Effektiv planering: utvärdera din effektivitet
I slutet av veckan, tänk på vilka mål du uppnått, vilka utmaningar du mött, vilka beslut du ska göra och om de viktigaste sakerna kom först när du valde. Veckosammanfattning hjälper dig att undvika att upprepa samma misstag, det gör att du kan bli mer effektiv under de följande veckorna.
månadsvis "Zdrowie"
